27-06-2022

Tips voor je Out of Office

Microsoft Teams

1. Open ‘Microsoft Teams’.

• Klik links onderaan je scherm op het Windows-logo, en typ ‘teams’.
• Klik op ‘Microsoft Teams’ in de lijst met suggesties.

1. Open ‘Instellingen’.

• Rechts bovenaan je scherm/venster zie je 3 puntjes. Klik erop.
• In het drop-down menu, selecteer ‘Instellingen’.

1. ‘Automatisch antwoorden bij afwezigheid’.

• Bij ‘Algemeen’ (lijst linkerkant), scroll naar beneden
• Daar ziet u ‘Niet aanwezig’ met daaronder een knop ‘Plannen’. Klik erop.
• Hier kan u de service ‘Automatisch antwoorden’ manueel in-/uitschakelen en een afwezigheidsbericht ingeven dat automatisch verstuurd zal worden (indien u de service inschakelt).

Opgelet!

Dit antwoord zal ook verstuurd worden via Outlook als iemand u contacteert.

Indien u uw afwezigheid heeft geregistreerd in uw Outlook-agenda (bv. vakantie) zal tijdens die afwezigheid ook automatisch geantwoord worden (indien u de service heeft ingeschakeld).

• 2 bijkomende opties:
  • Antwoorden verzenden buiten mijn organisatie:

Hier kan u opteren om enkel automatisch antwoorden te versturen naar uw contactpersonen, dan wel naar alle externe afzenders.

• • Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden:

Stel de gewenste periode in adhv een begin- en einddatum + uur.

1. ‘Oproepen doorverbinden’

• Bij ‘Oproepen’ (lijst linkerkant, onderaan)

Hier kan u de regels instellen voor het beantwoorden van oproepen, zoals oproepen doorverbinden, alsook uw voicemail configureren.

• Voicemail configureren:
  • • Begroeting opnemen:

Klik op de knop en luister naar de instructies.

• • • Optie voor aangepaste begroeting met tekst-naar-spraak

Schrijf een aangepaste begroeting en/of aangepast afwezigheidsbericht. Deze worden afgespeeld indien u de oproep niet (tijdig) beantwoordt, ter vervanging van de standaard begroeting die u had opgenomen (zie vorig punt)

• • • Andere opties:

U hoeft natuurlijk geen voicemail in te stellen indien u dit niet wenst. In dat geval kan u opteren voor één vd andere mogelijkheden die aangeboden worden.

(Klik op ‘Beller een bericht laten opnemen’ om een drop-down menu te tonen)