26-05-2020

Klantcase: CEMPER over thuiswerk en oplossingen op maat

CEMPER is het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed. Ons team adviseert, ondersteunt en begeleidt iedereen die met muziek- of podiumerfgoed in aanraking komt: van amateur tot professional, van hobbyist tot academicus, van erfgenaam tot verzamelaar.

Ik ben Asley Van Cauter. Een deel van mijn takenpakket is de ICT van CEMPER. In deze hoedanigheid ben ik verantwoordelijk voor de goede werking van alles wat met elektronica en onze digitale bestanden te maken heeft. Ook ben ik voor de collega’s het aanspreekpunt voor IT, waarbij ik zaken zelf op los, of doorgeef aan ECX.

Covid-19 in de evenementen sector en hoe wij ons aanpasten aan de situatie

Een belangrijk deel van onze werking is afhankelijk van fysieke aanwezigheid. Dit gaat bijvoorbeeld over het bezoeken van collectiebeherende instellingen om raad te kunnen geven over de goede zorg en bewaring van hun materiaal, ontmoetingen met uitvoerders van een bepaalde erfgoedpraktijk (instrumentenbouwers, theatermakers…) om meer over hun tradities te leren en hen te helpen deze te documenteren, of het herbestemmen van een archief van één locatie naar een andere. Dit was het laatste jaar allemaal niet mogelijk, of veel moeilijker dan in normale omstandigheden.

Verder hebben wij ook gemerkt dat een deel van ons doelpubliek ons in deze tijden vaker ging contacteren. Aangezien theatergezelschappen, muziekensembles etc. zich momenteel niet kunnen toeleggen op het uitvoeren van hun kunst, hadden zij – noodgedwongen – meer tijd om zich te concentreren op hun archieven en opnames. De stap om een expertisecentrum als CEMPER te raadplegen voor hulp werd dan ook sneller gezet.

Onze moeilijkheden op IT vlak

Aangezien wij een expertisecentrum zijn en deze expertise verdeeld is over verschillende collega’s die gespecialiseerd zijn in specifieke domeinen, is het noodzakelijk dat wij elkaar met regelmaat raadplegen en kunnen overleggen. Vlot communiceren met ons doelpubliek en de sectoren die wij ondersteunen is belangrijk, omdat elke vraag die wij ontvangen en elk dossier dat wij behandelen verschillend is. Niet meer face-to-face kunnen brainstormen met collega’s en partners maakte dat we snel digitale alternatieven moest vinden.

Ook collega’s helpen met IT-problemen vanop afstand was lastiger dan dit op kantoor te kunnen doen, waar je een kijkje kan nemen op iemands laptop, en er reserve toestellen liggen zodat je minder afhankelijk bent van één laptop.

Tenslotte moest onze organisatie verhuizen naar een nieuwe locatie, wat in deze tijden niet eenvoudig is aangezien we meestal maar met een beperkt aantal collega’s fysiek aanwezig mochten zijn op kantoor.

Hoe ECX ons heeft geholpen

ECX heeft ons geholpen wanneer we vragen hadden over Microsoft Teams, dat – net zoals vele andere organisaties – op zeer korte tijd ons belangrijkste online communicatieplatform is geworden. Ook kon ik collega’s naar hen doorverwijzen indien het mij niet meteen lukte om hen vanop afstand te ondersteunen.

Bij de verhuis naar onze nieuwe kantoren heeft ECX gezorgd voor een vlotte installatie van onze access points, server en bekabeling. Hierbij waren ze heel flexibel, wat nodig was in deze tijden van verplicht telewerken. Maar op deze manier zullen we ICT-gewijs helemaal klaar zijn op het moment dat we weer van kantoor uit samen kunnen werken.

Veranderingen in onze manier van werken die we meenemen naar de toekomst

Daar we hebben gemerkt dat telewerken goed is voor momenten dat er gefocust moet worden op een bepaald onderwerp of dossier, zal deeltijds telewerken voor iedereen na deze corona-tijden blijven bestaan.

Microsoft Teams zal ongetwijfeld een belangrijke tool blijven binnen onze dagelijkse werking. Naast het videobellen zijn de mogelijkheid om snelle chatberichten te sturen naar collega’s en informatie te delen met leden van een team via afzonderlijke kanalen is zeer handig gebleken.

We hebben ons verdiept in procedures rond het opslaan, delen en back-uppen van bestanden, wat belangrijk is nu we elkaar minder zien maar toch vlot samen willen werken. De stappen die we hierin gezet hebben, zullen op lange termijn waardevol zijn.

Hoe ECX zijn expertise heeft bewezen

ECX heeft zijn expertise bewezen door oplossingen op maat aan te leveren voor onze organisatie. Ze konden ons het afgelopen jaar zowel adviseren als concreet helpen met bepaalde vragen, en passen opties en offertes indien nodig aan aan onze organisatie. Voor een kleine organisatie zijn sommige grootschalige opties nu eenmaal overkill. Tegelijk is het vanzelfsprekend belangrijk dat onze IT-infrastructuur ons toelaat om vlot en veilig te werken. ECX staat ons in raad en daad bij in deze evenwichtsoefening.

Waarom we ECX aanraden

Ik zou een samenwerking met ECX aanraden omdat zij heel aanspreekbaar zijn en een oplossing op maat proberen te vinden. Wij hebben zowel hulp nodig bij kleine, alledaagse probleempjes als bij grote aanpassingen zoals bijvoorbeeld de overstap van een server-omgeving naar de Cloud. Aangezien wij een kleine organisatie zijn en onze collega’s een wisselende IT-kennis hebben, is het voor ons belangrijk om snel en doelgericht geholpen te worden.

Wij wilden graag tot op zekere hoogte een zicht te hebben op onze IT-infrastructuur, onze back-ups, licenties etc. ECX biedt ons dan ook heldere procedures om in de toekomst bepaalde zaken zelf te kunnen onderhouden en beter te begrijpen indien wij hierom vragen. Ook kunnen we rekenen op hun alertheid voor kwalitatieve en goedkope licenties die wij als vzw via SOCIALware kunnen aankopen.